Reunião one-on-one

por Trianon RH e Negócios | 28/03/23

Já imaginou utilizar uma ferramenta para desenvolver a carreira de cada colaborador e fazer com que eles aumentem a produtividade? Diferentes ferramentas podem ser implementadas, hoje vamos conhecer uma delas! 

A reunião one-on-one, também conhecida como 1:1, pode ser aplicada em todas as empresas e garante o monitoramento constante de seus colaboradores. 

Algumas pessoas pensam que uma reunião 1:1 é um simples feedback, mas ela vai muito além. Essa ferramenta de gestão, originada nos Estados Unidos, melhora a gestão do desempenho dos colaboradores e promove o seu comprometimento.

Descubra o que é essa ferramenta, quais seus benefícios e como preparar e conduzir reuniões one-on-one eficazes para melhorar a gestão de desempenho e aumentar o comprometimento de suas equipes. 

O que é uma reunião 1:1? 

A reunião one-on-one ou 1:1, também chamada de reunião individual, é um “check-in” regular entre duas pessoas. Em empresas menores, é comum que o gestor da equipe seja o próprio empreendedor ou empresário. Já em empresas maiores, é comum que cada equipe tenha um gestor e, por isso, ele será responsável por realizar as reuniões one-on-one. 

A reunião ocorre entre o gerente e um membro de sua equipe, com o objetivo de fazer uma observação geral sobre o desempenho do colaborador e dar feedbacks sobre seu desenvolvimento profissional. 

É comum que as empresas realizem uma reunião anual com os colaboradores, mas o diferencial do 1:1 é que ele é realizado com regularidade, assim os gerentes podem reportar o colaborador sobre questões urgentes e desenvolver um relacionamento para garantir que cada pessoa da equipe sinta e saiba que está trabalhando para alcançar seus objetivos pessoais e da organização.

O one-to-one é uma ferramenta essencial para aumentar a produtividade e o comprometimento dos colaboradores. Além disso, pode ser facilmente implementado na rotina do negócio.

Antes de descobrir como implementar e otimizar as reuniões 1:1, vamos entender quais são os benefícios de implementar essa prática de gerenciamento de desempenho. 

Quais são os benefícios das reuniões 1:1?
 
Para os colaboradores 

Realizar reuniões 1:1 ajuda o gerente a obter um feedback do colaborador sobre a empresa e entender se ele precisa de alguma orientação ou ajuda para ter sucesso ao desempenhar sua função, progredindo assim em sua carreira. 

Ao escutar cada colaborador, o gerente ocupa um espaço especial na vida das pessoas de sua equipe: eles saberão que você será um parceiro rumo ao sucesso de suas carreiras e da empresa no geral. 

O colaborador também terá segurança e confiança na organização ao receber feedbacks constantes. Se houver algum problema no percurso, o gerente conseguirá corrigir rapidamente. 

Os 1:1s também criam um espaço seguro para você trazer à tona coisas que são difíceis ou pessoais de abordar durante os dias de trabalho agitados.

Para os gerentes  

Essa ferramenta te ajuda a orientar e acompanhar o desenvolvimento de todos os membros de sua equipe. Além disso, resolver problemas com eficiência e melhorar a retenção dos colaboradores.  

Utilize os 1:1 para liberar o potencial das pessoas que você lidera. Cada indivíduo é único e você deve enxergar isso nas reuniões one-on-one. Não há atalho para construir conexões reais, por isso implementar essas reuniões vai permitir que você crie um espaço de confiança entre gerente-colaborador e colaborador-empresa. 

Além disso, é uma forma de você acompanhar de perto sua equipe, saiba o que eles estão pensando e quando e como tomar medidas para mantê-los felizes, motivados e produtivos. 

Para a empresa   

Uma cultura de reunião 1:1 saudável não é apenas ótima para os gestores e membros das equipes, mas também pode alavancar os resultados do seu negócio.

As reuniões 1:1 regulares aumentam o engajamento. Cada colaborador pode pedir informações sobre como o seu trabalho se encaixa no quadro geral e como ele contribui para o sucesso da empresa, reconhecendo o seu valor. O engajamento é um indicador conhecido de retenção e produtividade.

Aproveite ao máximo as reuniões 1:1

Mais importante do que realizar as reuniões 1:1 é saber como utilizá-las como uma ferramenta de eficiência que trará resultados para a empresa.

No mundo empresarial, muitas vezes nos deparamos com reuniões desnecessárias e que poderiam ser resolvidas com um “e-mail”, como várias pessoas brincam nas redes sociais. 

Implantar essa ferramenta de gestão, portanto, deve ser feita de uma maneira que seus efeitos sejam vistos em todas as áreas da organização, para não desperdiçar tempo do gestor, nem do colaborador.  

Para desenvolver reuniões one-on-one eficazes, separamos as principais dicas para você: 

1 - Determine o ritmo das reuniões 1:1

É fácil ficar sobrecarregado com o dia-a-dia e só chamar seus funcionários quando necessário, o que pode afastar o gestor dos colaboradores a longo prazo. As reuniões 1:1, entretanto, devem se tornar a prioridade em sua agenda. 

Programe uma rotina de reuniões, pode ser semanalmente ou quinzenalmente, com duração aproximada de 30 minutos, mantendo um dia e hora fixos. Ajuste a frequência conforme o necessário, observe a sua equipe para ver se o ritmo de reuniões está bom ou se precisa de alteração. 

Depois de algumas reuniões 1:1, peça feedback sobre as reuniões aos seus colaboradores: elas são muito longas, curtas? Elas devem acontecer com maior frequência ou devem ser mais espaçados? Ouça a sua equipe e entenda a sua agenda para encontrar o equilíbrio. 

2 - Prepare o seu one-on-one 

Seguindo o primeiro passo, você evita um problema: pegar o seu colaborador de surpresa. Evite essa ação, informe-os sobre as reuniões 1:1 e sobre os pontos que serão discutidos.

Antes da reunião, você pode listar quais tópicos deseja abordar na reunião, assim você terá um registro de cada reunião. Outra ação interessante é pedir para o colaborador preparar os pontos que deseja abordar.  

Não se esqueça do principal objetivo do one-on-one: ouvir o seu colaborador. 

Alguns exemplos de pergunta que você pode realizar: 

- Como vai? Como foi a última semana/mês?
- Percebi na semana passada que você teve dificuldades para validar este projeto, onde você está hoje? Eu posso te ajudar com alguma coisa?
- Com base no feedback que você recebeu recentemente, há áreas que você gostaria de desenvolver mais?
- Que próximos passos você poderia tomar em direção a esses objetivos?
- Você está claro sobre o que é esperado de você? Você acha que essas expectativas são realistas?
- Você percebe como sua função se encaixa no quadro geral/por que seu trabalho é importante?
- Você recebe feedback suficiente? Se não, por que você acha que não o recebe? Como podemos garantir que você receba mais feedback?
- Mais alguma coisa que você gostaria de falar hoje?

Não se preocupe em cobrir todos esses tópicos durante uma única reunião. Com o tempo e o acompanhamento regular, você perceberá a necessidade da sua equipe e saberá como ir direto ao ponto. 

3 - Crie uma atmosfera de confiança 

Quebre o gelo! Não deixe que as reuniões 1:1 se tornem um motivo de ansiedade para os seus colaboradores. Você pode perguntar sobre o fim de semana, sobre a família, ou alguma pergunta para criar um ambiente descontraído propício a trocas em total transparência.

Pratique a escuta ativa e mostre que você se preocupa com o bem-estar das pessoas da sua equipe. Lembre-se de tranquilizar o colaborador sobre a conversa ser 100% confidencial, separe um lugar reservado em que vocês possam conversar sem interrupções ou outras pessoas ouvindo. 

4 - Faça as alterações necessárias  

Durante os 1:1 você coletará muitos feedbacks. Cada pessoa pode ter uma visão sobre a empresa, sobre os processos, entre outros. Uma boa gestão de desempenho, além de escutar ativamente os colaboradores também promove mudanças concretas e direcionadas. 

Termine suas reuniões one-on-one com um plano de ação para você e para o colaborador, resumindo o que foi debatido para verificar se o alinhamento foi completo. 

A resolução de problemas é a rotina diária 

Nós sabemos que a rotina de um empreendedor, empresário ou gestor de uma equipe não é fácil. 

Você abriu sua empresa, desenvolveu as estratégias para conquistar espaço no mercado, pensou em um diferencial, mas está sempre preocupado com a qualidade do trabalho entregue, com os processos da empresa e com a produtividade dos colaboradores?

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