Onboarding: integre adequadamente um novo colaborador

por Trianon RH e Negócios | 16/02/23

Quando você chega em algum lugar, deseja ser bem-recebido, certo? Agora imagine no ambiente de trabalho. O primeiro dia de um colaborador é importante tanto para a empresa quanto para o novo integrante da equipe. 

Muitas empresas focam no processo de recrutamento e seleção para atrair os melhores talentos, mas deixam a integração de lado. De acordo com um estudo da Society for Human Resource Management , menos de 20% das empresas têm uma política realmente proativa em relação à integração de recém-chegados.

Outro dado do mesmo estudo comprovou que a rotatividade de funcionários pode chegar a 50% nos primeiros 18 meses de trabalho. Os prejuízos de uma contratação errada são inúmeros, a SHRM estima que custará à empresa de seis a nove meses do salário de um funcionário para identificar e integrar um substituto. 

Portanto, ter um onboarding eficiente pode evitar muitos conflitos futuros e atritos entre empresa e colaborador. Para descobrir como aplicar essa ferramenta em sua empresa e engajar os seus talentos, continue a leitura! 

Onboarding: definição
 
Onboarding, derivado do inglês, pode ser traduzido como integração. O termo surgiu no contexto empresarial na década de 1970 com o significado de “a bordo” ou “embarcar”. 

Esse termo refere-se ao contexto de viagem, uma preparação que temos antes de decolar ou de navegar, nas empresas é realizado através de um processo de integração de um novo colaborador em uma empresa. 

Adotar esta prática de integração é importante para os novos colaboradores que estão começando a sua jornada em um ambiente novo de trabalho. Este é o momento de apresentar a cultura, comportamentos, além de expectativas criadas e das habilidades do colaborador. 

O onboarding, então, refere-se aos processos de acolhimento e integração que são postos em prática pelas organizações para garantir que os seus novos membros estão bem integrados, para que "embarquem" corretamente na estrutura organizacional. 

Essa prática cria a sensação de pertencimento, na relação colaborador x empresa, mostrando-os que fizeram a escolha certa ao se unir à organização! 

Qual a importância do onboarding para a sua organização?

O impacto do onboarding - positivo ou negativo - será sentido ao longo de toda a experiência do novo integrante com a sua empresa. 

Por isso, reserve um tempo para planejar um processo de integração completo, desde a assinatura do contrato de trabalho até o planejamento do primeiro dia. Temos certeza que o seu negócio será ainda mais valorizado e reforçará a boa reputação da sua marca empregadora!

Os principais benefícios dessa prática são: 

. A retenção de talentos na empresa;
. O aumento do engajamento dos times e das equipes de profissionais;
. O crescimento constante do negócio, a partir da valorização do capital humano;
. Alinhamento das propostas da empresa para os profissionais;
. Redução da rotatividade de colaboradores dentro da empresa, diminuindo a taxa de turnover;
. Construir um bom clima organizacional. 

O processo de integração também ajuda os novos contratados a se tornarem produtivos o mais rápido possível, sendo inseridos na rotina de trabalho da organização. 

5 dicas para um onboarding de sucesso
 
Para integrar adequadamente seus novos colaboradores, separamos as cinco principais dicas a serem seguidas.

1. Prepare o evento com antecedência 

A chegada de um novo integrante deve ser planejada com antecedência. Principalmente os processos burocráticos como por exemplo, o vale-transporte, contrato de trabalho, seguro de saúde etc. Os processos serão mais rápidos se todos os documentos necessários para o ingresso do colaborador estiverem prontos. 

Outro ponto importante é analisar se o novo integrante precisará de equipamento, crachá, chave, entre outras ferramentas para prepará-los com antecedência. É interessante, também, entregar um pacote de “boas-vindas”, um documento com informações úteis, senhas, pessoas que podem ser contatadas quando necessário.  Documentos de apresentação ou reuniões que geralmente incluem valores e organização da empresa.

O primeiro dia da integração é a oportunidade para conhecer melhor o colaborador e apresentar a empresa, lançando as bases para uma longa colaboração. Caso seja necessário algum treinamento, certifique-se de que o novo integrante conclua e esteja aberto para responder às dúvidas. 

2. Prepare uma lista das tarefas a serem realizadas 

Um recém-chegado sempre está nervoso e ansioso para entender a sua nova rotina e suas novas tarefas. Não há nada pior do que chegar em uma nova organização sem saber o que fazer e acabar passando horas improdutivas.  

Para evitar isso, prepare uma lista de tarefas que ele deverá realizar durante os primeiros dias. Podem ser tarefas simples e até divertidas, relacionadas tanto à sua posição quanto à vida da equipe, ou tarefas mais complexas que podem dar a ele uma visão real de sua posição e o que se espera dele na empresa.

O ideal é mesclar as duas, sem esquecer de integrar o novo colaborador à equipe, pode ser através de jogos, apresentação, um momento de café, entre outros. Entenda a rotina de sua equipe para planejar a melhor recepção. 

3. Entenda os seus processos

O primeiro passo para apresentar ao novo integrante os processos da empresa com qualidade e eficiência é entendê-los e mapeá-los. Afinal, só conseguimos transmitir um conhecimento quando temos plena certeza dele, não é mesmo? Não podemos ensinar o que não sabemos ou não conhecemos. 

Quais são os diferentes departamentos, as equipes, como trabalham em conjunto, qual é a estrutura hierárquica, as pessoas de referência: aqui está uma lista de perguntas que devem ser absolutamente respondidas para não deixar seu novo recruta perdido nos primeiros dias e até meses de trabalho. 

Explique e mostre os processos digitais e presenciais da empresa, quais são as ferramentas de comunicação interna, como as reuniões são realizadas, entre outros. Além disso, apresente os processos mais informais que fazem parte do dia a dia da empresa, por exemplo, como são organizadas as pausas? A empresa promove atividades fora do trabalho? Tem um espaço de descontração, local para tomar café?

4. Conhecendo a equipe

Para o novo integrante, é importante conhecer a sua equipe de trabalho e o papel de cada um na estrutura da empresa, situar suas atividades e áreas de competência. 

Este momento deve ser também uma oportunidade para conhecer um pouco melhor as pessoas que vai encontrar no dia-a-dia, inclusive a nível pessoal. Cada colaborador pode criar ou imaginar uma espécie de bilhete de identidade resumido, com por exemplo 3 coisas importantes a saber sobre o seu cargo e as suas missões e 3 coisas importantes a saber sobre eles a nível pessoal.

5. Os primeiros meses de integração 

O onboarding não diz respeito apenas ao primeiro dia do novo integrante na empresa, mas sim a todo o processo até passar o período de experiência e ele ser realmente efetivado. 

Durante os primeiros 90 dias, acompanhe o desenvolvimento do novo colaborador, dando pouco a pouco mais responsabilidades, marque reuniões de feedbacks para que eles se sintam confortáveis e confiantes ao exercer suas funções.

O acompanhamento durante os primeiros meses são as bases para um relacionamento saudável e duradouro estão bem e verdadeiramente lançadas. 

Como realizar a integração remota bem-sucedida?
 

Se o novo recruta for trabalhar remotamente, o processo de integração ocorre de maneira diferente, mas também é importante realizá-lo. 

Para uma integração remota bem sucedida, siga as nossas dicas:

1. Digitalize o pacote de boas-vindas: assim como no trabalho presencial, é essencial que o novo colaborador conte com um documento e informações úteis para desenvolver o trabalho e compreender um pouco mais da empresa;

2. Reuniões? É preciso encontrar o equilíbrio certo. Muitas vezes, a equipe está sobrecarregada por videoconferências. Como realizar uma integração nesses casos? Você pode realizar uma reunião rápida para apresentar a equipe e permanecer à disposição em caso de dúvidas do recém-chegado. Outra solução é escolher um colaborador “padrinho” para acompanhar a integração de perto. 

3. Prepare um treinamento digital ou um documento sobre as ferramentas da empresa, quais plataformas ele irá trabalhar? Qual o canal de comunicação? Ele terá um e-mail institucional? Tudo isso deve ser planejado com antecedência. 

4. Apresente a equipe: mesmo à distância, o novo recruta deve trabalhar em equipe, fazer apresentações rápidas para quebrar a barreira da distância. 

5. Verifique se suas ferramentas estão funcionando com antecedência. Certifique-se de que o seu novo funcionário terá o acesso necessário e que essas ferramentas irão funcionar para ele também. Se a resposta for negativa, você terá que encontrar uma alternativa.

Garanta que seus colaboradores estejam satisfeitos com a cultura para a qual estão sendo inseridos

Um onboarding de sucesso promove a integração contínua para ajudar os novos talentos a permanecerem relevantes em seus trabalhos. Uma experiência de integração positiva resultará em maior engajamento e alto desempenho e produtividade no trabalho muito mais rápido.

Como você já deve ter percebido, o onboarding é uma etapa fundamental para uma empresa. Seja para aprimorar sua marca empregadora, reter talentos e para criar um ambiente de trabalho agradável. 

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