Método GTD, como priorizar tarefas?

por Trianon RH e Negócios | 07/12/22

Tarefas, e-mails, reuniões, ligações…

Parece que estamos o tempo todo atolados de tarefas intermináveis que nos geram estresse e reduzem a nossa produtividade. Já imaginou como seria se existisse um método, uma fórmula antiestresse para estabelecer prioridades e entregar soluções no prazo?

É exatamente isso que David Allen, autor do livro A arte de Fazer Acontecer, tenta criar com o seu método GTD. O autor destaca a importância de estar relaxado e confiante ao fazer as coisas que precisam ser feitas. 

Allen passou anos estudando sobre a produtividade pessoal e organizacional, o método GTD é resultado de mais de 20 anos de descobertas e hoje preparamos um artigo completo para você conhecer o método e tornar a sua rotina mais leve e produtiva. 

Método GTD, o que é e como pode te ajudar? 
 
Você já teve aquela sensação de sempre estar “apagando incêndios”? Sempre tem tarefas urgentes que precisam ser resolvidas e o tempo parece não ser suficiente para dar conta de tudo? O método get things done, faça acontecer em português, pode ser perfeito para você! 

O GTD é um sistema de gerenciamento de tempo e produtividade em 5 passos desenvolvido por David Allen, consultor de produtividade americano, que promete ser uma fórmula antiestresse para estabelecer prioridades e entregar soluções no prazo.

Você vai aprender a realizar suas tarefas profissionais, pessoais e obrigações, com eficiência e sem estresse por um sistema de listas e calendários. 

O método é baseado em dois objetivos-chave:

1 - colocar todas as coisas que precisam ser feitas – agora, mais tarde, algum dia, grandes, pequenas ou mais ou menos – dentro de um sistema lógico e confiável, externo à sua cabeça e fora de sua mente;

2 - disciplinar você para que tome decisões de vanguarda em relação a todos os “insumos” que deixa entrar em sua vida, para que você sempre tenha um plano para as “ações seguintes”, que possa implementar ou renegociar a qualquer momento.

Vamos entender como colocar o método de organização na prática?

Os 5 passos do método GTD
 
O método conta com 5 passos que devem ser seguidos em ordem definida para que funcione com máxima eficiência e você consiga administrar o fluxo de trabalho. 

Passo nº1: Coletar

A primeira fase é coletar e registrar tudo o que precisa ser feito, desde compromissos, tarefas e ideias pendentes. Todas as coisas que você considera incompleta, pessoal ou profissional, grande ou pequena, urgente ou de menor importância. 

Sabe quando você precisa realizar uma tarefa como marcar uma consulta no médico, ligar para alguém, responder um e-mail ou pagar um boleto e não anota a tarefa, então de tempos em tempos se pega pensando nela com um “esqueci de realizar tal coisa”? 

Essa tarefa sempre volta para te assombrar, rondando seus pensamentos, fazendo com que você perca o foco no que está fazendo agora. Por isso, o primeiro passo é coletar todas as tarefas, até as que parecem insignificantes, para ter clareza mental, reservar um espaço na sua agenda e resolver de uma vez por todas essa pendência. 

Algumas ferramentas que você pode utilizar para realizar a coleta:

- Blocos de notas para a anotação em papel, caso a pendência seja muito importante, deixe-a visível no seu espaço de trabalho ou em sua casa em um post-it colorido;

- Aplicativos eletrônicos, como o Notion, Trello, Todo-ist ou até mesmo um documento word, coletando todas as suas atividades;

- Captação em áudio, você pode usar o gravador de voz do celular para um registro provisório de coisas que você precisa lembrar ou resolver; 

Esses instrumentos de coleta devem se tornar parte da sua rotina. Mantenha-os sempre à mão e os revise todos os dias. Após a coleta você segue para a próxima etapa. 

Passo nº2: Processar

Não adianta listar todas as pendências, projetos, tarefas e ideias que você tem se você não as coloca em prática. Por isso, o segundo passo é filtrar e processar as anotações que você acumulou na fase anterior. 

Como realizar o processamento? O método GTD apresenta um sistema completo para essa fase. Primeiramente você deve analisar todas as anotações e pendências e fazer as seguintes perguntas:

- O que é isto?

- Posso conseguir algo imediatamente?

- Qual é o próximo passo/ação?

Ao revisar sua caixa de entrada, não deixe nada de fora, categorize bem cada item.

Quando uma ação não for necessária, escolha uma das três opções a seguir:

- Eliminar

- Guardar para referência

- Arquivar em uma lista “Talvez/Algum dia”

Tarefas que levam menos de dois minutos para serem concluídas devem ser processadas imediatamente, sem entrar no método GTD. 

Muitas vezes em nosso dia a dia passamos mais tempo decidindo o que vamos fazer do que efetivamente realizando a tarefa. A etapa de processamento vai te ajudar a entender quais são as ações que precisam ser realizadas agora e quais você pode agendar para o futuro. 

Passo nº3: Organizar

Agora é o momento de realmente organizar todas as entradas da sua coleta com prazo para serem resolvidas ou com ações que precisam ser colocadas em prática. O método apresenta quatro categorias para a organização. 

1 - Calendário: Coisas que vão acontecer num dia ou hora específicos, seja um compromisso ou uma atividade com prazo precisam ser inseridas no seu calendário. Segundo o método, três coisas vão para o calendário: (1) ações com tempo determinado; (2) ações com data determinada e (3) informações com data determinada. 

2 - Projetos: Uma tarefa composta por várias ações é considerada um projeto. Assim, fazer um relatório profissional, uma nova campanha de marketing ou reformar algum cômodo da sua casa pessoal são projetos. Então, todos eles devem ficar em uma lista de “projetos” e serem revisados regularmente para que você defina os próximos passos para cada um e insira prazos definidos em seu calendário. 

Uma dica extra é manter todas as tarefas que você delegou anotadas e quem ficou responsável. Dessa forma, você terá uma visão geral das tarefas e conseguirá monitorá-las.

3 - As listas de próximas ações: Qualquer ação identificada que demande mais de dois minutos e não seja delegável precisa ser monitorada em algum lugar. Para organizá-las, você conta com as listas de próximas ações. 
Dependendo do projeto, você pode criar várias listas, por exemplo, uma pessoal e outra profissional, uma lista de coisas para comprar, ideias de presentes de Natal, ações de marketing que devem ser colocadas em prática, estoque de produtos a ser monitorado, entre outros. 
4 - Material de referência: Muitas vezes recebemos materiais que não necessitam de alguma ação, mas que podem ser usados posteriormente como referência, uma informação de valor. Por isso, armazene seu material de referência, seja em papel ou digital. São informações que podem ser facilmente usadas como referência, sempre que necessário.
 
Passo nº4: Revisar

Você já foi ao supermercado para comprar um item específico e ao voltar para a casa, cheio de sacolas, percebeu que esqueceu justamente o item que o fez ir até lá? 

Realizar os três primeiros passos te proporciona uma visão geral das suas tarefas, mas não aumenta a sua produtividade, nem garante que você entregue tudo no prazo. Para isso, é fundamental revisar suas listas regularmente para ter certeza que seu sistema está atualizado. 

O método GTD indica que, assim que uma ação em seu calendário for concluída, você deve verificar o que mais resta para ser feito.   

A revisão é composta pelas seguintes etapas: 

- Ao terminar a semana, anote todas as ideias que vierem à sua cabeça;

- Caixa de entrada, classifique os novos compromissos, ações, e ideias com o seu sistema GTD;

- Listas de tarefas e de projetos, estão atualizadas? Você progrediu em algum projeto em sua última semana? Quais tarefas faltam ser realizadas? 

- Lista de algum dia/talvez, você deseja mover algo dessa lista para a de projetos e começar a trabalhar nelas? 

- Calendário, está atualizado? Você cumpriu os compromissos e prazos? Planeje a sua próxima semana e verifique se estão inseridos corretamente;

- Lista de “delegação”, qual o estado atual das ações que você delegou? Lembre seus colaboradores sobre os prazos. 

Passo nº5: Fazer 

Após todo o processo de organização, chegou a hora de colocar a mão na massa! O objetivo desta etapa é facilitar a tomada de decisão sobre quais tarefas devem ser realizadas no tempo em que você tem disponível. Assim, você pode focar em uma ação de cada vez, cumprindo-a com qualidade, e aumentar imediatamente sua velocidade e produtividade.

Para escolher sua próxima ação, considere os quatro critérios do método GTD: contexto, tempo disponível, energia disponível e prioridade.

1 - Contexto: Ações que requerem um local específico, casa ou escritório, ou que demandam alguma ferramenta à mão, como um telefone ou computador. Esses são os primeiros fatores que limitam suas opções em relação ao que você pode fazer no momento.

 2 - Tempo disponível: Quanto tempo você tem para realizar a tarefa? A que horas você vai precisar fazer outra coisa? O fato de ter uma reunião que começa em cinco minutos ou ter uma consulta médica agendada o impediria de executar ações que exigem mais tempo. 

 3 - Energia disponível: O seu nível de energia flutua durante o dia, pode ser que você se sinta mais produtivo à tarde ou logo pela manhã. Por isso, se o seu nível de energia estiver baixo, busque tarefas que não exigem uma mente fresca e ativa. 

4 - Prioridade: Após entender os três critérios anteriores e ordenar as tarefas, se houver muitas opções, a prioridade delas será decisiva: qual é a ação mais importante? Comece por essa tarefa. 

O método GTD é para você?
 
O método é completo, são inúmeros relatos de pessoas que o colocaram na prática e foram bem sucedidos. Sabemos, entretanto, que ele pode não funcionar para todas as pessoas por ter várias etapas e listas. 

Você deseja aprender a se organizar de verdade e quer descobrir qual o melhor método para você? Conte com a Trianon RH e Negócios.