Comunicação Interna e Visão Sistêmica: Alinhando Departamentos

por Trianon RH e Negócios | 02/02/24

A eficácia de uma organização muitas vezes se resume à capacidade de todos os seus membros estarem alinhados em torno de objetivos comuns. Alcançar essa coesão só é possível através da comunicação interna, que desempenha um papel vital na criação de uma sinergia entre os diferentes departamentos e cargos. 

Neste contexto, a aplicação da visão sistêmica na comunicação emerge como uma abordagem estratégica para garantir que todos na empresa estejam "na mesma página", trabalhando harmoniosamente rumo a um objetivo compartilhado.

Como, nesta perspectiva, podemos intervir no sistema de comunicação? Que objetivo deverá ser atribuído a esta intervenção interna? Que práticas devem ser postas em prática quando surgem preocupações sobre o equilíbrio do sistema? Continue a leitura e descubra!

A comunicação interna na Visão Sistêmica 

A visão sistêmica da comunicação reconhece as organizações como sistemas dinâmicos, onde as relações e interdependências desempenham papéis essenciais na construção do significado e na eficácia do sistema como um todo, assim acontece com os diferentes departamentos de uma organização.

Desenvolver a habilidade de comunicação através dessa abordagem, é reconhecer que a cooperação entre os elementos é essencial para a eficácia global do sistema. A capacidade de conectar diferentes partes por meio da comunicação é vista como um elemento-chave para garantir a coordenação e a adaptação em um ambiente organizacional em constante mudança.

Por exemplo, a cultura organizacional é percebida como um produto das interações, rituais e símbolos compartilhados entre os membros do sistema. A comunicação, nesse contexto, é um meio vital para criar e sustentar uma cultura sólida que fortalece a identidade e coesão da organização.

Em resumo, a comunicação interna transcende a simples troca de mensagens dentro da organização; ela é o tecido que conecta os diversos elementos de uma empresa. O desafio reside não apenas em disseminar informações, mas em garantir que a visão, os valores e os objetivos da empresa sejam compreendidos e internalizados por todos. 

Intervindo no Sistema de Comunicação: Uma Abordagem Estratégica

Agora, como isso pode ser observado na prática? Em vez de focar nas mensagens isoladas, concentre-se nas interações e nas dinâmicas comunicativas entre os membros da organização.

Esse é um verdadeiro convite a um mudança de paradigma, desafia líderes, gestores e organizações a considerarem não apenas o conteúdo da comunicação a ser realizada, mas a qualidade das interações. É preciso, também, dar atenção às nuances das relações interpessoais no momento da comunicação. 

O objetivo principal da comunicação é influenciar as interações de maneira a promover o alinhamento departamental e a compreensão compartilhada da visão organizacional. As práticas a serem implementadas quando há preocupações sobre o equilíbrio dinâmico e a regulação flexível do sistema incluem:

Ênfase nas interações

Observe as interações diárias entre os membros da organização. Compreenda a lógica de funcionamento dessas interações e você terá insights valiosos sobre o estado da comunicação interna.

Ao privilegiar a atenção às interações, a organização pode identificar padrões, pontos de atrito e oportunidades para melhorar a comunicação, criando uma base sólida para intervenções direcionadas.

Estabeleça Objetivos Claros de Comunicação

Defina metas específicas para a comunicação interna, alinhadas aos objetivos organizacionais. Essas metas devem ser mensuráveis e orientadas para resultados tangíveis.

Objetivos claros proporcionam direcionamento e ajudam a mensurar o impacto das iniciativas de comunicação. Isso permite ajustes contínuos para otimizar a eficácia. Estabelecer o propósito e o impacto desejado da comunicação orientam o desenvolvimento de estratégias e proporcionam critérios para avaliar o sucesso.

Plano de Comunicação: Fundamento Para a Transformação

Para efetivamente introduzir mudanças e garantir que todos os membros da organização estejam na mesma página, a criação de um plano de comunicação é essencial. Este plano serve como um guia estratégico que molda e direciona as atividades de comunicação.

No plano, você pode (e deve!): 

- Identificar os elementos essenciais que precisam ser comunicados de maneira consistente e uniforme. Mensagens-chave garantem consistência e alinhamento na comunicação, evitando ambiguidades ou interpretações divergentes.

- Determinar os meios pelos quais as mensagens serão transmitidas e as atividades necessárias para atingir os objetivos. A escolha adequada de ferramentas e atividades garante que a comunicação seja eficaz entre todos os departamentos da organização.

- Implementar métricas e monitoramento para avaliar a eficácia da comunicação ao longo do tempo, garantindo que o plano de comunicação permaneça relevante e eficaz diante das mudanças no ambiente organizacional.

Uniformidade, Transparência e Atualidade na Comunicação 

A comunicação interna numa empresa pode evocar tanto todas as mensagens enviadas dentro da própria organização como a ação realizada por um determinado departamento, ou mesmo trazer à luz uma observação de desequilíbrio no sistema: “não estamos nos comunicando o suficiente”.

Por isso, lembre-se: a comunicação interna, na visão sistêmica, sempre deve conter três elementos: uniformidade, transparência e atualidade. 

Uniformidade: garantir que as mensagens sejam consistentes em todos os níveis da organização. Mensagens ambíguas ou contraditórias podem levar à confusão e à perda de confiança. A uniformidade proporciona clareza e coesão.

Transparência: fornecer informações de maneira aberta e honesta, evitando ocultação ou manipulação. A transparência constrói credibilidade e fortalece a confiança dos colaboradores nos processos e nas mensagens da empresa.

Atualidade da informação: assegurar que as informações sejam compartilhadas no momento apropriado. A comunicação oportuna demonstra respeito pelos colaboradores, mantendo-os informados e engajados.

Integre a Visão Sistêmica na Comunicação Interna

Ao alinhar departamentos e cargos por meio da comunicação baseada na visão sistêmica, as organizações podem transformar a maneira como operam e colaboram. A visão sistêmica convida a uma compreensão mais profunda das dinâmicas organizacionais, enfatizando a importância das interações e da comunicação eficaz. 

Com um plano de comunicação robusto e práticas consistentes, é possível criar um ambiente onde todos na empresa estejam não apenas informados, mas verdadeiramente envolvidos e comprometidos com os objetivos comuns.

A Trianon RH e Negócios está preparada para te auxiliar a fortalecer a comunicação da sua empresa com a abordagem sistêmica. Não lidamos exclusivamente com a transferência de conhecimentos básicos sobre liderança e gestão de equipes, mas sim com a integração da abordagem sistêmica na liderança diária.