Comunicação efetiva nas empresas

por Trianon RH e Negócios | 01/06/23

Tudo é comunicação, tudo começa com a comunicação - inclusive os negócios. A forma como nos comunicamos influencia nossos clientes, investidores, colaboradores e todos os stakeholders de uma empresa. 

Atualmente, se uma empresa não está presente nos principais canais de comunicação da internet, ela não existe para seus potenciais clientes. Se a sua comunicação com os clientes não é efetiva, as vendas não acontecem. 

Sabemos da importância da comunicação externa, ou seja, da empresa com qualquer pessoa de fora. Entretanto, costumamos não prestar tanta atenção na comunicação interna, todas as nossas trocas diárias dentro da empresa, um fato chave para o crescimento e motivação no ambiente de trabalho. 

Como a comunicação interna influencia os resultados do negócio? Quais são os benefícios de ter uma comunicação interna estruturada? Hoje, vamos abordar a importância da comunicação interna e porque você deve desenvolvê-la em sua empresa. 

O que é comunicação interna efetiva? 

Quando falamos em comunicação efetiva, é bem provável que alguém pense “eu me comunico, isso não é o suficiente?” 

Na verdade, a comunicação efetiva vai além do simples comunicar. Às vezes, tentamos passar uma mensagem a alguém e essa pessoa não compreende. Você se lembra dos seus professores da escola ou faculdade? 

Sempre tem o professor que encanta por se comunicar muito bem e fazer todos os alunos entenderem a matéria, enquanto outros afastam os alunos por não saberem como lhes passar uma informação. 

No ambiente de trabalho ocorre o mesmo, trocamos o professor pelo líder da equipe e os alunos por colaboradores. A comunicação interna abrange todas as trocas comunicativas sobre as atividades realizadas dentro da empresa. 

Quando os alunos compreendem a matéria é mais comum tirarem notas altas nos testes e provas, não é mesmo? Quando os colaboradores da empresa entendem os seus objetivos, é mais fácil alcançá-los. Nessa área a comunicação exerce seu papel chave: unir todos os colaboradores e mantê-los alinhados em torno de um objetivo comum, o sucesso da empresa. 

Os líderes que desenvolvem a habilidade de comunicação e são comunicadores eficazes podem expor facilmente aos colaboradores o que se espera deles e o que é necessário para atingir as metas. 

Além disso, se você estabeleceu uma cultura de feedbacks, as habilidades de comunicação lhe auxiliarão a produzir feedbacks construtivos e adequados, a construir relacionamentos duradouros com os seus liderados.

Os benefícios de uma comunicação interna estruturada

1. Melhora o engajamento dos colaboradores  

Assim como o exemplo da sala de aula e dos alunos, uma boa comunicação engaja os colaboradores e, finalmente, toda a empresa rumo a um objetivo comum. Imagine a seguinte situação: você precisa realizar um relatório em seu trabalho, mas não sabe por onde começar, quais são as informações necessárias, onde coletar os dados. 

Você olha para a sua tarefa e tem duas opções: deixar para realizá-la depois ou pedir informação para os colegas de trabalho sobre o que precisa ser feito. Então, a motivação e a autoconfiança para realizar o relatório já sumiram. 

Quando um colaborador recebe uma tarefa com uma comunicação assertiva, ele compreende tudo o que deve ser feito, motivando-o e engajando-o na realização da tarefa. Assim também ocorre nas equipes: cada pessoa sabe o seu papel, afinal isso foi bem comunicado pelo líder, cada um pode focar em realizar o melhor trabalho sem ficar parando para tirar dúvidas sobre as informações. 

Para os novos colaboradores, a comunicação efetiva é ainda mais importante, através dela será possível apoiar, treinar e lembrar o novo integrante da importância do seu trabalho para a equipe e apresentá-lo aos processos da empresa. 

2. Elimina a sobrecarga de avisos, mensagens e e-mails

Mensagens e grupos no WhatsApp, na ferramenta de gerenciamento de projetos, vários e-mails na caixa de entrada distraindo os colaboradores durante todo o dia de trabalho… 

Essas são situações reais e que podem estar sobrecarregando seus colaboradores neste momento. O e-mail é uma das ferramentas mais utilizadas no ambiente corporativo, seja para solicitações, comunicações, feedbacks, relatórios, entre outros. 

Uma pesquisa canadense relatou que o trabalhador corporativo médio gasta 25% do dia de trabalho checando o seu e-mail. Sabemos, entretanto, que poucos e-mails que chegam à nossa caixa (ou ao nosso WhatsApp) merecem a nossa atenção imediatamente. 

A comunicação estruturada e efetiva evita o sobrecarregamento dos colaboradores com mensagens desnecessárias, poupando tempo (e saúde mental) das pessoas da equipe.  

3. Evita silos de comunicação

Conteúdos e mensagens irrelevantes ou a falta de informação resultam em silos de comunicação, são lacunas ou dificuldades em colaborar com colegas de trabalho/departamentos diferentes. Isso significa que as informações que são importantes não estão chegando aonde deveriam. 

Os silos são uma armadilha, interrompem o compartilhamento de metas e mantém as equipes desatualizadas do seu progresso e do desenvolvimento dos objetivos. Por exemplo, um colaborador brilhante que não entende o seu papel na organização e não sabe como o seu trabalho é essencial para a execução do projeto por não ter comunicação com os outros departamentos pode vir a se desanimar com o tempo por não ver “resultados” do seu trabalho. 

4. Aumenta a produtividade

O McKinsey Global Institute destaca que a produtividade pode aumentar de 20 a 25%  em empresas onde os funcionários estão conectados.

Como o exemplo do relatório, é comum que a sobrecarga de informações ou a falta delas, faz com que os colaboradores gastem muito tempo procurando o conteúdo que precisam para realizar o seu trabalho com qualidade, ou seja, são mais produtivos e motivados para completarem suas tarefas diárias. 

5. Melhora a comunicação e a troca de informações entre departamentos  

Uma boa comunicação entre os colegas de equipe e os departamentos é essencial para criar laços mais estreitos, permitindo uma melhor colaboração e um melhor trabalho em equipe, trocando as informações necessárias para que toda a empresa trabalhe em harmonia. 

Os 7 C’s da comunicação 

Existem muitos cursos de comunicação, vários livros para desenvolver essa habilidade e conseguir passar a sua mensagem de forma coesa para as outras pessoas. 

Um método simples, prático e eficaz, criado por Dr. John Baird e o Dr. Jim Stull, é o 7 Cs da Comunicação. O método foi inicialmente projetado para textos, mas pode ser adaptado para todos os tipos de comunicação. 

O método defende que para uma ótima comunicação é preciso seguir os 7 Cs:

Clareza: seja claro ao se comunicar, use uma linguagem que possa ser facilmente compreendida, garantindo que a mensagem transmitida seja precisa. 

Correção: gramática, linguagem, dados e outros aspectos ajudam na clareza. Certifique-se de revisar seu conteúdo antes de enviar ou comunicar.

Concisão: mensagens concisas são facilmente compreendidas. Evite usar mais palavras ou informações do que o necessário.

Cortesia: seja amigável, a cortesia ajuda você a ganhar a confiança dos outros e faz com que ouçam o que você está tentando dizer.

Concretude: seja curto e conciso – ninguém quer ler um romance para ir direto ao ponto ou um e-mail gigante que não acrescenta informações para o seu dia de trabalho. 

Consideração: ao elaborar sua mensagem, tente se colocar no lugar de quem a receberá. Como você deve transmitir a mensagem de forma que eles entendam claramente?

Completo: a mensagem deve ser completa. Forneça todas as informações e detalhes para que as pessoas possam tomar uma decisão assertiva.

Soluções de RH para a sua empresa

Com uma boa consultoria de RH, as contratações são mais assertivas e as integrações de novos colaboradores são planejadas de forma estratégica. Além disso, melhorias nos processos de gestão podem deixar os colaboradores mais motivados e menos propensos a sair da empresa.

Utilizando variadas técnicas, a consultoria de RH pode contribuir muito com a empresa, realizando diversos serviços que melhoram os processos e o quadro de colaboradores.

A consultoria de RH pode auxiliar na comunicação interna da empresa? Sim! Através da consultoria criamos estratégias para melhorar a relação entre empresa e colaborador, estruturando a comunicação interna da organização. 

Dessa forma, a sua empresa não precisa perder tempo se preocupando com essas questões! A Trianon RH e Negócios oferece soluções completas para todos os desafios que o RH da sua empresa enfrenta.