5W2H: o que é e como criar um plano de ação utilizando-o

por Trianon RH e Negócios | 04/04/23

Realizar uma gestão estratégica exige métodos e ferramentas para definir e acompanhar as metas e objetivos da empresa. Mais importante do que ter uma meta definida é saber como alcançá-la e quais serão as ações necessárias para ter os resultados desejados. 

Existem várias ferramentas de gestão que você precisa conhecer e entender para definir qual melhor se aplica na realidade do seu negócio.

Hoje, vamos aprender um pouco mais sobre o método 5W2H, um instrumento muito simples e fácil de ser implementado.

5W2H: Entenda essa ferramenta

O 5W2H é uma ferramenta de gestão utilizada para definir o direcionamento estratégico de um plano. A ideia é responder sete perguntas básicas para entender quais são os próximos passos necessários para que o projeto seja colocado em prática. 

Desenvolver um plano de ação é essencial para:

- Uma boa organização das atividades que estão sendo realizadas;
- Uma visão clara de longo prazo;
- Passos concretos para alcançar os seus objetivos. 

O diferencial da metodologia 5W2H é que pode ser aplicado de forma prática, seja para pequenas, médias ou grandes empresas. Não é necessário ter uma equipe técnica especializada, basta que alguém saiba como conduzir o processo para garantir o sucesso do plano de ação. 

Até mesmo as microempresas individuais ou um gestor que atua sozinho, pode colocar o 5W2H em prática e sistematizar as ações para implementar seu plano de ação. 

Como utilizar 5W2H para criar um plano de ação?

5W2H é uma sigla para as sete perguntas que deverão ser respondidas durante o desenvolvimento do plano de ação:

1 - What? (O que?) 
2 - Why? (Por que?)
3 - Where? (Onde?)
4 - When? (Quando?)
5 - Who? (Quem?) 
6 - How? (Como?) 
7 - How much? (Quanto?) 

Cada passo da metodologia deve responder uma pergunta diferente. Você pode construir uma planilha com essas informações. 

O que? 

“O que será feito? Descreva a ação, as etapas;”

Todos os planos de ação precisam ser específicos. Com base em sua estratégia você vai desenvolver a especificação do que será feito. Por exemplo, “buscar patrocinadores para o evento”, “atrair novos clientes”, “implementar nova ferramenta de gerenciamento". 

Por que? 

“Por que essa ação será feita? Justificativa, razão;”

A ação a ser desenvolvida precisa ter um motivo. Não existe plano de ação sem que haja algo importante por trás dele. Por exemplo, “Por que desejamos atrair novos clientes? Para construir uma base de clientes forte, aumentar o faturamento e ter mais destaque no mercado”. Esse “W” ajuda o gestor a definir quais ações devem ser priorizadas. 

Onde a ação deve ser realizada?  

“Onde será feito? Localização, qual departamento será responsável pela ação?;”

Defina o local onde as coisas vão acontecer. Se a sua equipe for remota, por exemplo, qual é o canal de comunicação utilizado? 

Você pode ter um ou mais locais, depende da tarefa em questão. Defina onde as reuniões para alinhar o trabalho acontecerão. 

Quando a ação será realizada? 

“Quando isso será feito? Descreva o tempo, datas e prazos para a ação ser colocada em prática;”

Coloque uma data de início no projeto e estipule uma data de término. Após essa ação, você pode desenvolver um cronograma com as atividades. 

Retomando o exemplo “atrair mais clientes”, você pode iniciar uma campanha de marketing durante o segundo semestre do ano investindo em anúncios on-line e em campanhas de e-mail marketing. A data de início do projeto será 01 de julho e a de término 31 de dezembro de 2023.

Quem deve fazer a ação? 

“Por quem será feito? Atribuir a responsabilidade pela ação;”

O plano de ação deve ter um líder, uma pessoa responsável pelas execuções e pelo acompanhamento. Um plano de ação sem um líder não caminha e acaba sendo esquecido entre as prioridades do dia a dia da empresa. Mesmo que várias pessoas estejam envolvidas na execução do projeto, o líder deve ser apenas uma pessoa.

Como? 

“Como será feito? Descreva os métodos e processos que direcionam a ação a ser realizada;”

Essa parte do seu plano de ação pode envolver várias possibilidades. Você pode desenvolver detalhadamente quais tarefas serão executadas para alcançar o objetivo definido no primeiro passo (o que?). 

Descreva o plano de ação com as atividades, datas e responsáveis por cada uma delas. Seguindo o exemplo “buscar patrocinadores para o evento”, as atividades envolvidas nesse plano de ação poderiam ser:

1.Defina as faixas de patrocínio e quais serão os benefícios do patrocinador, você pode realizar uma classificação ouro, prata e bronze e trabalhar com essas faixas; 
2. Mapear os maiores clientes da empresa no último ano, conferir quais são as empresas que poderiam se interessar por patrocinar o evento; 
3. Ligue para x número de clientes por dia para apresentar a proposta; 
4. Inicie o fluxo de negócios com os clientes com maior potencial.

Qual será o custo da ação?

“Quanto? Quanto vai custar para fazer? Terá custos ou despesas envolvidas para realizar a ação?”

A última pergunta da metodologia 5W2H é referente ao orçamento do projeto. Qual será o orçamento do plano de ação? Ao investir em marketing para atrair novos clientes, ou em um processo de consultoria para melhorar os processos internos da empresa, quanto é preciso para tornar essa ação viável? 

Além disso, você pode definir datas de prestação de contas e verificar se o orçamento está sendo seguido. 

Mantenha registros de todos seus projetos 5W2H, uma planilha de planejamento pode te ajudar a manter o registro e o acompanhamento. Quanto mais você desenvolver planos de ação utilizando esse método, mais familiar ele se tornará para você. 

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